Vul het formulier in Formulier met code oproepen
Let op: steeds op de laatste pagina de voorwaarden accepteren opdat de aanvraag verwerkt kan worden.
Wil je een evenement in Hasselt organiseren, dan dien je dit minstens 6 weken op voorhand aan te vragen via bovenstaand formulier.
Bij het organiseren van een activiteit komt heel wat kijken. Hier vind je alvast enkele nuttige richtlijnen en tips.
1. Aanvraag materiaal
Organiseer je een activiteit in Hasselt, dan kan je als organisator materiaal lenen (bv tafels, stoelen, nadarelementen,... ) en logistieke ondersteuning aanvragen (bv.signalisatie, het voorbehouden van parkeerplaatsen, omleidingen of elektriciteit- en wateraansluitingen...), mits je voldoet aan de voorwaarden.(https://www.hasselt.be/nl/uitlenen-nadar-tafels-stoelen-podium-kraampjes).
2. Subsidies
Voor de organisatie van een straat-, buurtfeest of evenement in de wijk, kan je een subsidie bij stad aanvragen. (https://www.hasselt.be/nl/subsidie-voor-straatfeest-buurtfeest-evenement...)
3. Op zoek naar een geschikte zaal?
Misschien voldoet één van de ontmoetingscentra of jeugdlokalen wel aan je wensen. Voor fuifen en feesten in de ontmoetingscentra en jeugdlokalen neem je best een kijkje op www.hasselt.be en www.jeugdhasselt.be.
Heel wat nuttige informatie in verband met de organisatie van een evenement of fuif vind je in de fuifstarter van de jeugddienst.(http://www.jeugdhasselt.be/jeugdwerk/wij-organiseren/fuif-optreden-event)
4. Veiligheid en milieu
Omdat het stadsbestuur veel belang hecht aan veiligheid en leefbaarheid, moet je zeker rekening houden met de voorwaarden die de brandweer en de milieudienst vooropstellen.
De brandweer hanteert veiligheidsbepalingen in verband met barbecues, het gebruik van een tent met daarin een gasinstallatie, kampvuren, vuurwerk, het gebruik van toestellen met gas, kerstboomverbranding,…
De milieudienst legt onder meer richtlijnen op in verband met geluidsnormen en afval.
Je kan als Hasseltse vereniging een geluidsmeter ontlenen bij de stad.(https://www.hasselt.be/nl/content/geluidsmeter).
5. Grootschalig evenement
Voor grootschalige evenementen is een grondige voorbereiding nodig. Gewoonlijk wordt er een aantal weken voor het evenement een technisch overleg gepland met o.a. de dienst mobiliteit, de milieudienst, de dienst evenementen, de politie en brandweer. Op dit overleg worden de inplantingsplannen besproken, het noodplan, de levering van materialen, de verkeerssituatie enz. De organisator dient ook een bewonersbrief te bezorgen aan de inwoners in de buurt van het evenement. In sommige gevallen wordt er een samenwerkingsovereenkomst met de stad opgesteld.
De dag van het evenement zelf gebeurt vaak ook een veiligheidsrondgang waarbij politie en brandweer alles controleren.
6. Commerciële actie of sampling
Voor een commerciële actie of sampling dien je ook een evenementenaanvraag in te vullen zodat het college je hiervoor een vergunning kan toezeggen. Let er wel op dat niet elke commerciële aanvraag goedgekeurd wordt. Ook gelden hier de belastingreglementen inname openbaar domein en verspreiding van reclame.